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Struktur, Transparenz und Effizienz durch Dokumentation in Coaching und Beratung
Dokumentation und Protokolle von Coaching- und Beratungsgesprächen sorgen für Struktur und Effizienz im gemeinsamen Prozess. Unabhängig vom Thema wird der Wunsch nach Transparenz bei (potentiellen) Auftraggebern immer größer.
Nicht nur die Entscheider in Firmen, sondern auch selbst zahlende Klienten möchten wissen, welche Leistung Sie für ihre Investition erhalten.
Eine klare und strukturierte Dokumentation der gemeinsamen Sitzungen ist die Grundlage für diese Transparenz und hat darüber hinaus noch weitere wesentliche Vorteile:
In diesem Artikel geht es nicht nur, um die klassische Dokumentation eines Coachinggesprächs, sondern der Klient wird aktiv in die Falldokumentation einbezogen und profitiert so noch einmal zusätzlich von Ihrer Zusammenarbeit. Die von Ihnen angefertigten Aufzeichnungen, die nicht für die Augen Ihres Klienten bestimmt sind, bleiben davon unberührt.
Sobald der Klient einen aktiven Part in der Falldokumentation übernimmt, kann er zu jeder Zeit nachvollziehen, woran er gearbeitet hat und welche Fortschritte er gemacht hat. Der konkrete Nutzen aus jeder einzelnen Sitzung wird klar.
Mit Hilfe einer lückenlosen Aufzeichnung wird die Evaluation des gemeinsamen Prozesses während und auch nach dem Coaching (im Abschlussgespräch) wesentlich erleichtert.
Um einen schnellen Überblick darüber zu bekommen, welche Erkenntnisse der Klient in der Sitzung gewonnen hat, ist es hilfreich den Klienten einzuladen, die Inhalte in Stichpunkten zu protokollieren. Auf diese Weise erkennen Sie wie der Klient die Inhalte interpretiert, was er als besonders wichtig empfunden hat und welche Teile ihm besonders im Gedächtnis geblieben sind.
Die Dokumentation für Coaching und die psychologische Beratung lässt sich in verschiedene Kategorien unterteilen. Beginnen wir mit der Dokumentation der ersten Begegnung und der Auftragsklärung.
Noch vor dem Erstgespräch in Beratung und Coaching: Eine kurze Auftragsklärung
Es ist hilfreich sich schon vor dem ersten Coaching einen kurzen Überblick über die Situation des Klienten zu verschaffen.
Einige gezielte Fragen geben Ihnen die Möglichkeit den Klienten bereits vor dem Treffen ein wenig kennenzulernen. Dabei teilt er Ihnen mit, ob und welche Vorerfahrungen er mit einem Coaching oder einer psychologischen Beratung gemacht hat und welche Vorstellungen er von der Zusammenarbeit mit Ihnen hat.
Sie erfahren außerdem, welchen zeitlichen Rahmen der Klient sich für den Prozess gesetzt hat und ob er diesen realistisch einschätzt. Im Erstgespräch können Sie auf diesen Informationen aufbauen und zur konkreten Auftragsklärung übergehen.
Kennenlern-Fragebogen – Die ausführliche Auftragsklärung
Im ersten Gespräch findet neben der Unterzeichnung des Coaching Vertrags eine detaillierte Auftragsklärung statt. Sie ist eines der wesentlichen Elemente zu Beginn der Zusammenarbeit. Statt einer einfachen und knappen Formulierung des Zieles werden hier die gegenseitigen Erwartungen schriftlich festgehalten.
Der Klient notiert seine Beweggründe, Wünsche Vorstellungen und Ziele. Die Fragen der Auftragsklärung sollten dabei sehr ins Detail gehen. Es empfiehlt sich, wenn der Klient diese Fragen im Anschluss an die erste Sitzung in Ruhe zu Hause beantwortet. Dort kann er sich ganz ohne Zeitdruck ausführlich damit befassen und seine antworten im Anschluss mit Ihnen teilen.
Je genauer die Auftragsklärung zu Beginn dokumentiert wird, desto einfacher und effektiver wird am Ende das Abschlussgespräch und die Evaluation. Schließlich wurden Erwartungen und Ziele konkret festgehalten. Es wird zudem leichter dem Klienten seine Erfolge und Fortschritte im Laufe der gemeinsamen Arbeit zu verdeutlichen, wenn er sich vorab intensiv mit seiner IST-Situation auseinandersetzt und diese schriftlich formuliert.
Sollte der Klient während des Prozesses einen Motivationsschub benötigen, kann er im Verlauf des Coachings immer wieder zur Auftragsklärung zurückkehren und sie erneut durchlesen. So stellt er stellt fest, wie sich seine Situation bereits seit Beginn der gemeinsamen Arbeit verbessert hat.
Ist die Basis für eine Zusammenarbeit gelegt, beginnt die Dokumentation des eigentlichen Coaching- und Beratungsprozesses.
Coaching-Protokoll: Dokumentation der Ergebnisse in den Sitzungen
Das Klienten-Protokoll
(Die „automatische Falldokumentation“ in Coaching & Beratung)
Laden Sie Ihren Klienten dazu ein, die Inhalte der Sitzung in eigenen Worten zusammenzufassen.
Indem der Klient möglichst zeitnah im Anschluss an die Sitzung ein Protokoll anfertigt, hat er die Möglichkeit das Gespräch noch einmal gedanklich Revue passieren zu lassen.
Die Inhalte werden zu Hause in aller Ruhe bewusst verarbeitet und reflektiert. Dank der Schriftlichkeit und durch die Tatsache, dass der Klient sich so viel Zeit lassen kann wie er benötigt und möchte, entsteht echte Entschleunigung.
Durch die mit Ihnen geteilten Notizen erkennen Sie, welche Teile des Gesprächs besonders im Gedächtnis des Klienten hängen geblieben sind und welche Aspekte für ihn besonders hilfreich und wichtig waren. Der Klient vergegenwärtigt sich den Erkenntnisgewinn aus dem Coaching Gespräch und dokumentiert seinen Weg Sitzung für Sitzung ganz automatisch. Teilt er diese Protokolle mit Ihnen in einem gemeinsamen Verlauf, entsteht für Sie beide ein Nachschlagewerk für die Zeit während des Coachings und sogar darüberhinaus.
Diese Notizen sind eine ideale Grundlage für eine effiziente und individuelle Sitzungsvorbereitung. Ihrem Klienten gibt es die Chance, sich seine Fortschritte und erfolgreichen Meilensteine auf dem Weg zum Ziel immer wieder bewusst zu machen.
Die Erfahrung zeigt, wie positiv es sich auswirkt, wenn der Klient die Sitzung mit seinen eigenen Worten noch einmal zusammenfasst. Zusamenhänge werden klarer und die Inhalte werden besser verankert.
Anwendung:
Das Klienten-Protokoll sollte vom Klienten möglichst zeitnah nach der Sitzung angefertigt werden, wenn die Erinnerung daran noch frisch und präsent ist.
Das Coach-Protokoll:
Auch für Sie ist es hilfreich die Erkenntnisse und Beobachtungen aus den gemeinsamen Gesprächen zu notieren. Auf diese Weise können Sie zu jedem späteren Zeitpunkt nachvollziehen, woran gearbeitet wurde und welche Schritte vereinbart wurden.
Die Planung der kommenden Sitzungen wird so wesentlich effizienter und zielgerichteter.
Wenn Sie Ihre Protokolle direkt in CleverMemo führen, können Sie mit einem Klick entscheiden, ob Ihre Aufzeichnungen nur für Ihre Augen bestimmt sind oder ob Sie auch Ihrem Klienten im gemeinsamen Verlauf zur Verfügung gestellt werden sollen.
Dokumentation der Arbeit außerhalb der Sitzungen durch den Klienten
Ein weiteres ungeheuer hilfreiches Dokumentationstool ist die geteilte To-Do Liste. Hier notiert der Klient die vereinbarten nächsten Schritte und Meilensteine, die er bis zur kommenden Sitzung erledigen möchte.
Wie beim Protokoll stärkt die Schriftlichkeit hier die Selbstverpflichtung des Klienten enorm und regt dazu an, die in der Sitzung gewonnenen Erkenntnisse, in echte Taten umzusetzen.
Das Commitment wird deutlich erhöht, denn der Klient hat seine Pläne schriftlich mit Ihnen geteilt und möchte natürlich beim nächsten Treffen von der erfolgreichen Umsetzung berichten. Hier passt das Sprichwort „What gets measured, gets done!“ (sinngemäß: Was erfasst, gemessen und aufgezeichnet wird, wird auch erledigt.).
Schließlich ist es einfach ein Vorhaben zu äußern, es jedoch auch tatsächlich umzusetzen ist ungleich anspruchsvoller.
Durch gezielte Fragen wird beim Erstellen der To-Do Liste zudem überprüft, ob es dabei potentielle Hürden gibt und ob die Umsetzung allein in der Hand des Klienten liegt. So werden Schwierigkeiten schon im Vorfeld identifiziert und demotivierende Enttäuschungen vermieden.
Beispielsweise kann es sein, dass der Klient sich etwas vornimmt, dabei jedoch nicht bedenkt, dass sein Vorhaben von anderen Personen abhängig ist. Wenn das (Teil-) Ziel nicht in seiner Hand liegt oder realistisch gar nicht erreichbar ist, wird das mit Hilfe der Fragen in der To-Do Liste festgestellt. In der Folge kann der Klient ein anderes Teilziel wählen, das er aus eigener Kraft erreichen kann.
Die geteilte To-Do-Liste lädt den Klienten immer wieder ein zu prüfen, was bereits erfolgreich erledigt wurde und was noch aussteht. Der Praxistransfer wird ungemein gestärkt. Für Sie bringt es den Vorteil, immer zu sehen, was der Klient bereits erledigt hat und wo es eventuell Schwierigkeiten gibt und Ihre Unterstützung notwendig wird.
Tipp:
Ermuntern Sie Ihren Klienten ergänzend zur To-Do Liste ein Erfahrungs- und Erfolgstagebuch über die Umsetzung mit Ihnen zu teilen. Selbst kleine Stichpunkte können hier sehr interessante Erkenntnisse für die weitere gemeinsame Arbeit bringen.
Erfolgskontrolle in der abschließenden Dokumentation / Entscheidung über eine Nachbegleitung
Auch zum Ende des Coaching- und Beratungsprozesses ist eine strukturierte und professionelle Dokumentation ungeheuer hilfreich.
Mit Hilfe des Abschlussprotokolls ziehen Sie mit Ihren Klienten eine Bilanz über den gemeinsamen Prozess. Sie halten fest, ob die Ziele erreicht wurden und vergleichen den Abschlussbericht mit der Auftragsklärung.
Jetzt gilt es gemeinsam zu entscheiden, ob eine weitere Nachbegleitung sinnvoll ist und wie diese aussehen soll. Oft ist für eine Nachbegleitung keine neue Sitzung notwendig. Es genügt, wenn der Klient auch nach Abschluss des eigentlichen Prozesses in regelmäßigen Abständen einige Fragen darüber beantwortet, wie die langfristige Umsetzung gelingt.
Gibt es unerwartete Reaktionen aus dem Umfeld oder Schwierigkeiten die vorher so nicht absehbar waren ? Besteht die Gefahr eines Rückfalls in alte Muster oder Verhaltensweisen ?
Mit Hilfe einer Nachbegleitung können Sie diese Faktoren identifizieren und bei Bedarf weitere Gespräche vereinbaren. Mit CleverMemo gelingt Ihnen diese Nachbegleitung effizient und professionell.
Anfertigung & Aufbewahrung der Falldokumentation:
Ich weiß nicht wie es Ihnen geht, aber bei mir erzeugt der Gedanke an das Thema Dokumentation ein Bild von papierbedeckten Schreibtischen, dicken schwarzen Ordnern und lästiger Mehrarbeit. Bis jetzt zumindest… CleverMemo bietet Ihnen die Chance Ihre gesamte Dokumentation an einem sicheren und verschlüsselten Ort aufzubewahren.
Sie teilen mit jedem Ihrer Klienten einen Verlauf, in dem der gesamte Austausch während des Prozesses chronologisch sortiert ist. Auf diese Weise ist es ein leichtes alle in diesem Artikel erwähnten Tools und Anregungen direkt und effizient in Ihren bestehenden Prozess einzubinden.
Mit Hilfe des gemeinsamen Verlaufs sind alle Einzelschritte im Prozess jederzeit nachvollziehbar. Sowohl Sie, als auch Ihre Klienten können vergangene Elemente jederzeit rekapitulieren und auffrischen. Ein digitaler Helfer, der noch viel mehr kann, als Sie nur bei der Dokumentation unterstützen. Hier erfahren Sie mehr
